PUBLIC "-//W3C//DTD XHTML 1.0 Transitional//EN" "http://www.w3.org/TR/xhtml1/DTD/xhtml1-transitional.dtd"> Правила планирования времени

Правила планирования времени

тайм-менеджментЖизнь большинства из нас малоэффективна, а то и вовсе неэффективна. Мы постоянно куда-то спешим, куда-то опаздываем и в этой каждодневной суете, зачастую, нам не хватает времени на выполнение самых важных дел. Большинство людей, по самым разным причинам, привыкло свои самые важные дела откладывать на потом, отдавая предпочтение мелким, а то и вовсе бесполезным делам.

Сегодня в Рунете очень многие, желая показать себя настоящими Гуру в вопросах планирования времени, говорят о распределении времени по «Принципу Парето».

«Принцип Парето» – правило 80/20, сформированное В. Парето и представляющее собой одну из самых удачных концепций в деле рационального использования и планирования времени.

Данное правило гласит о том, что всегда и во всех областях деятельности человека, 80% его усилий принесут 20% результата, и наоборот — 20% усилий принесут 80% результата. Или, например, 20% товара приносит 80% дохода, или 20% комплектующих составляют 80% всех материальных затрат на производство какого-либо товара.

Всё это так, однако, если последовать их советам и сосредоточить всё своё внимание только на этих 20% дел (пусть и самых важных), оставив все остальные на потом, или вообще проигнорировав, то оставшиеся важные дела (или товары) также распределятся по этому Правилу, а Ваша прибыль (или общий доход) значительно сократится.

Без планирования своих временных затрат Вы никогда не станете эффективным человеком и вряд ли достигнете того, чего желаете.

Планирование времени, обычно, начинается после того, как завершается постановка целей, т.е. является вторым этапом на пути движения к цели (богатству).

Итак, на первом этапе Вы, основываясь на Ваших желаниях («Не имею, но хочу иметь»), формируете свои цели. Эти цели должны быть:

  • реальными (достижимыми),
  • конкретными (а не типа: Я хочу чего-то такого – хорошего, большого и чистого),
  • именно Вашими  и
  • иметь конкретные (и реальные) сроки их достижения.

При этом планировать и думать нужно всегда на бумаге. Если цели нет на бумаге, значит она не существует.  Однако, записанная цель, сама по себе не осуществится. Необходимо записать также и  перечень определённых во времени задач, требующих решения (для достижения цели)  –  это своего рода карта, которая не даст Вам сбиться с пути к намеченной цели.

На втором этапе Вы начинаете собственно планирование своего времени. Для этого Вы все свои дела разбиваете на приоритеты, как это показано в нижеследующей матрице.

 

Не срочные

Срочные

Важные

Важные — Не срочные

  • Планирование
  • Поиск новых проектов и возможностей
  • Восстановление сил

Срочные – Важные

  • Кризисы и другие критические ситуации
  • Горящие проекты
  • Другие неотложные проблемы

Не важные

Не срочные — Не важные

  • Мелочи, отнимающие время
  • Почта
  • Случайные звонки
  • Праздное времяпровождение

Срочные — Не важные

  • Отвлечения
  • Звонки
  • Некоторые встречи
  • Предстоящие неотложные дела

 

Таким образом, согласно вышеприведённой матрице Эйзенхауэра, основное внимание Вы должны уделять сектору   «Важные – Не срочные». Это, конечно, выполнимо лишь в том случае, если Вы всегда основное внимание и очень много времени, уделяли именно этим делам. Этот сектор считается Сектором Благополучия.

Сектор «Срочные – Важные» –  сектор Кризисов и, как правило, подразумевает под собой управление в условиях кризиса. Постоянный  стресс, «пожар» и «вечный бой», времени ни на что катастрофически не хватает. Этот сектор ведёт к истощению ресурсов, особенно эмоциональных и психических. Поэтому самое верное решение – это делегирование таких дел наиболее компетентным лицам. Может быть даже по аутсорсингу.

Сектор «Не важное – Не срочное»сектор разрушения.  В этом секторе, обычно, находятся люди, которые проводят  праздное времяпрепровождение и впустую тратят своё, а зачастую и чужое, время. Можно также сказать, что это сектор полной безответственности.

Сектор «Срочные — Не важные»сектор иллюзий. Люди, находящиеся в этом секторе, обычно концентрируются на краткосрочных делах, что зачастую и приводит к кризисным ситуациям, к управлению в условиях кризиса.  Во главу угла (своего расписания) они ставят предстоящие неотложные дела. Уделяют много внимания корреспонденции, телефонным звонкам и прочим сообщениям. Эти дела отнимают уйму времени, так что на дела стратегические и действительно важные времени уже не остаётся. Подавляющая часть этих дел также должна быть делегирована менее квалифицированным специалистам. Кроме того люди, постоянно занимающиеся делами из этого сектора, представляют себя жертвами обстоятельств и постоянно заявляют о бессмысленности каких-либо целей и планов.

За многовековую историю человечеством наработано множество различных правил и техник, позволяющих эффективно структурировать (планировать) своё время. Наверное, большая их часть уже выложена в Рунете. Описание этих техник уже выходит за рамки данной статьи. В заключение я хочу привести Вам ещё пару (и очень важную) правил планирования своего времени:

Не начинать день без дневного плана.  Планирование следующего дня лучше всего начинать вечером предыдущего, в конце рабочего дня. Некоторые планируют дела утром, но такое планирование обычно исходит из  уже сложившейся на утро ситуации. Кроме того, при таком планировании можно упустить действительно важные стратегические вопросы. А люди, планирующие свои дела утром, обычно находятся в секторе кризиса.

Не начинать неделю без недельного плана. При этом, планировать дела на следующую неделю лучше всего в конце предшествующей планируемой недели. Это лучше всего делать в пятницу вечером, в крайнем случае, в субботу. Воскресенье же лучше всего посвятить запланированному заранее отдыху.

Вы можете оставить комментарий, или ссылку на Ваш сайт.

5 комментариев к записи “Правила планирования времени”

  1. great to meet you iamsetevik.ru owner found your website via search engine but it was hard to find and I see you could have more visitors because there are not so many comments yet. I have found website which offer to dramatically increase traffic to your blog http://insane-web-traffic.com they claim they managed to get close to 4000 visitors/day using their services you could also get lot more targeted traffic from search engines as you have now. I used their services and got significantly more visitors to my site. Hope this helps 🙂 They offer most cost effective services to increase website traffic at this website http://insane-web-traffic.com
    To your success your friend
    Jessica

  2. I just want to tell you that I’m beginner to weblog and honestly enjoyed this web site. Most likely I’m want to bookmark your blog . You actually have great articles and reviews. Many thanks for sharing with us your blog.

  3. Михаил Степанов:

    Thank you. I will be glad to be useful for You

  4. Михаил Степанов:

    Hi! I will be glad to be useful for You

Оставить комментарий